De interne meldprocedure omschrijft de werkwijze voor de melding van integriteitsinbreuken binnen Exalta vzw en is een onderdeel van het integriteitsbeleid waarmee de organisatie een open en integere organisatiecultuur nastreeft.
De procedure geldt als intern meldkanaal zoals bedoeld in de Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (Klokkenluidersrichtlijn). De Richtlijn en de Belgische wetgeving schrijven voor dat een melder (of de klokkenluider) in een werkgerelateerde context op een veilige, vertrouwelijke en zelfs anonieme wijze een melding moet kunnen maken zonder vrees voor represailles.
Exalta vzw voorziet dit intern meldkanaal en behandelt dergelijke meldingen op ernstige en integere wijze binnen de voorgeschreven termijn.
Deze procedure voor de interne melding en opvolging ervan, is opgezet na overleg en in samenspraak met de sociale partners.
WIE KAN MELDEN?Een “melder” is elkeen die bij Exalta vzw werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: medewerker, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van Exalta vzw.
Melders wier werkrelatie nog moet aanvangen, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kunnen ook beroep doen op deze meldprocedure.
Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.
WAT KAN JE MELDEN?Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werkgerelateerde context en die hij wil onthullen. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.
Elke bezorgdheid over (mogelijke) inbreuken op het Europees Unierecht of nationaal recht, die gebaseerd is op informatie die hij uit de werkomgeving verkreeg, op volgende gebieden:
- overheidsopdrachten
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
- productveiligheid en -conformiteit
- veiligheid van vervoer
- bescherming van het milieu
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
- volksgezondheid
- consumentenbescherming
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
- bestrijding van belastingfraude
- sociale fraudebestrijding.
HOE KAN JE MELDEN?Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan, in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij niet anonieme melding wordt een vertrouwelijk behandeling gewaarborgd.
WAAR KAN JE MELDEN?Exalta vzw voorziet een contactformulier op de website als een intern meldkanaal. De melder kan op naam of anoniem de melding versturen. De melder kan eveneens gebruikmaken van het e-mailadres
klokkenluider@exalta.be dat bij de meldingsbeheerder terechtkomt. Ook een persoonlijk gesprek of telefoongesprek met de meldingsbeheerder kunnen als intern meldkanaal dienen.
In Exalta vzw is gekozen om de rol van meldingsbeheerder te koppelen aan de functie stafmedewerker HR. Dit is Mevr. L. Bovijn, zij is hoofdzakelijk bereikbaar op de centrale locatie Exalta | Sint-Jozef te Gent.
Meldingen kunnen gedaan worden via:
- telefoon: 09 265 81 22, tijdens kantooruren
- brief: Exalta | Sint-Jozef, t.a.v. meldingsbeheerder, Molenaarsstraat 34, 9000 Gent
- e-mail: klokkenluider@exalta.be
- website: www.exalta.be < Klokkenluider (onderaan website) < contactformulier
- een gesprek: door een afspraak te maken op bovenstaande contactgegevens
We raden sterk aan eerst één van deze interne meldkanalen te gebruiken vóór beroep te doen op de mogelijkheden die de overheid voorziet.
De meldingen worden zo concreet mogelijk omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.
Meldingen worden steeds vertrouwelijk of anoniem (naar keuze van de melder) behandeld en opgenomen in het vertrouwelijk meldingsregister van de meldingsbeheerder.
De meldingsbeheerder geeft de melding door aan de volgens hem/haar juiste eigenaar. De eigenaar volgt de melding actief op. De eigenaar controleert de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaat na of de gemelde inbreuk kan worden aangepakt, onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.
De overheid voorziet ook in een extern meldkanaal, met name de federale Ombudsman, waar de melder terecht kan met een melding. Als organisatie hopen we evenwel dat (mogelijke) inbreuken eerst intern worden gemeld.
De Federale Ombudsman is te bereiken via:
- telefoon: 0800 99 961
- brief: De federale Ombudsman, Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Brussel
- e-mail: integriteit@federaalombudsman.be
- website: www.federaalombudsman.be
- een gesprek: door een afspraak te maken op bovenstaande contactgegevens
Naast meldingen aan de Federale Ombudsman kan de melder eveneens een melding doen bij
- De FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie;
- De FOD Financiën;
- De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu;
- De FOD Mobiliteit en Vervoer;
- De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
- De Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid;
- Het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
- Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
- Het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
- De Belgische Mededingingsautoriteit;
- De Gegevensbeschermingsautoriteit;
- De Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
- De Nationale Bank van België;
- Het College van Toezicht op de bedrijfsrevisoren;
- De autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18/09/17 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
- Het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
- Het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
- Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen;
- De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
- De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
- De Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
- De Autonome dienst coördinatie Anti-Fraude (CAF);
- De Scheepvaartcontrole.
Pers of andere vormen van openbaarmaking is een andere extern meldkanaal: wanneer een interne of externe melding niet tot passende actie leidt, er ernstige redenen zijn om aan te nemen dat er sprake is van onmiddellijk gevaar voor het openbaar belang, of dat er een risico op vergelding of het vernietigen van bewijsmateriaal bestaat.
TERMIJNEN VOOR FEEDBACK OP JE MELDINGDe melder ontvangt van de meldingsbeheerder een bevestiging van de melding binnen 7 dagen na de melding.
Daarbij wordt een onpartijdige persoon als eigenaar aangeduid die bevoegd is voor de opvolging van de melding en die de communicatie met melder zal onderhouden. Hij/zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan 1 keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.
BERSCHERMING VAN DE MELDERHet meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.
Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal de melder bescherming genieten als hij/zij wordt geïdentificeerd.
De melder wordt daarbij begeleid door de eigenaar die contact opneemt met de medewerker personeelsadministratie. Het houdt ook in dat Exalta vzw moet aantonen dat het handelen of het niet-handelen niet in verband staat met de melding.
De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (bv. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.
Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.
Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediëring van de melding.
Indien men vraagt om een gesprek, kan hiervan, met toestemming van de melder, een verslag worden gemaakt dat de melder kan controleren, corrigeren en tekenen.
VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE MELDINGSDIENSTVertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle leden van de meldingsdienst gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder. De meldingsdienst omvat de meldingsbeheerder, eigenaar van de behandeling van de melding en eventueel betrokken personen om de melding actief op te nemen.
De meldingsdienst zal meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. De dienst is ook verplicht daarover te communiceren met de melder.
De meldingsdienst kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.
De meldingsdienst stelt éénmaal per jaar een overzicht op over de werking dat ter validatie wordt voorgelegd aan het Bestuursorgaan. Dit overzicht wordt aan het jaarverslag toegevoegd en het jaarverslag wordt toegelicht op de Algemene vergadering.
Het managementcomité ontvangt dit jaarverslag ter informatie.